​Característica y Función de los Formularios

05-30-2017

Imagen de Pexels, CC0 License.

Por: Estudia y Aprende

Los formularios son documentos que contienen espacios en blancos donde se escribe la información que ahí se solicita.

Hay formularios en papel y formularios electrónicos, pero ambos tienen la finalidad de recabar datos.

Característica

Están diseñados para un procedimiento específico

Deben ser sencillos y solicitar la información en orden secuencial

Deben tener espacio suficiente para llenar la información que solicitan

Debe estar codificado bajo algún esquema

Deben tener un diseño adecuado

La redacción sobre la solicitud de datos debe estar diseñada para reducir las posibilidades de error.

Organizan la información gráficamente

Incluyen el logotipo o emblema de la organización que solicita la información

Función

La función de los formularios es recabar los datos necesarios para llevar a cabo la actividad correspondiente que se solicita que puede ser: originar una acción, registrar una acción o informar los resultados de una acción.

Hay formularios simples que tienen pocas preguntas y se completan en una sola hoja como las solicitudes de empleo; y compuestos que tienen más de una hoja y un formato predefinido.

Hay formularios en donde se pide anexar documentos probatorios de las respuestas ofrecidas. Estos documentos suelen ser aquellos que sirven para identificar a las personas como ciudadanos de un país, por ejemplo el Acta de nacimiento o la Identificación oficial.

Formularios Electrónicos

Los formularios y formatos electrónicos tienen la misma función de recabar datos, pero tienen varias ventajas sobre los formularios y formatos impresos como:

*Técnicas de programación que generan un comportamiento inteligente durante la gestión de los datos.

*Ofrecen pasos claros para el procesamiento de cada formulario como la selección del formulario, la verificación y el almacenamiento de datos.

*Ahorran tiempo en el acceso a los datos

*Pueden incluir sistemas de detección de errores así que cada formulario se puede adaptar al trámite en proceso y verificar en automático la validez de los datos cargados.

*No hay problemas por escritura ilegible o por errores en la información.

*Son fáciles de actualizar

Una herramienta fácil, sencilla y gratuita para realizar formularios es Formularios de Google

Por ley, se debe incluir un aviso de privacidad cuando se recopilan datos en el formato que sea, pues las personas deben saber para qué será usada su información personal y cómo se protegerá.

Los formularios se escriben en modo indicativo porque así se expresa una acción real que ha sucedido o está por suceder y es cierta y objetiva.

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